MEDIA PEMBELAJARAN ADMINISTRASI PERKANTORAN PADA PELAJARAN KEARSIPAN

Dosen Pengampu : AGUNG KUSWANTORO , SPd.,M.Pd.

Ditulis oleh : DELINA FITRIANI (7101418028)

MEDIA PEMBELAJARAN KEARSIPAN MENGGUNAKAN (E-ARSIP) BERBASIS MICROSOFT OFFICE ACCESS
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi semakin mendorong upaya-upaya pembaharuan dalam pemanfaatan hasil-hasil teknologi dalam proses belajar mengajar. Para guru dituntut agar mampu menggunakan alat-alat yang dapat disediakan oleh sekolah, dan tidak tertutup kemungkinan bahwa alat-alat tersebut sesuai dengan perkembangan dan tuntutan zaman. Guru sekurang-kurangnya dapat menggunakan alat yang murah dan bersahaja tetapi merupakan keharusan dalam upaya mencapai tujuan pengajaran yang diharapkan. Disamping mampu menggunakan alat-alat yang tersedia, guru juga dituntut untuk dapat mengembangkan alat-alat yang tersedia, guru juga dituntut untuk dapat mengembangkan keterampilan membuat media pengajaran yang akan digunakannya apabila media tersebut belum tersedia.
 Dalam suatu proses belajar mengajar, dua unsur yang sangat penting adalah metode mengajar dan media pengajaran. Pemilihan salah satu metode mengajar tertentu akan mempengaruhi jenis media pengajaran yang sesuai, meskipun masih ada berbagai aspek lain yang harus diperhatikan dalam memilih media, antara lain tujuan pengajaran, jenis tugas dan respon yang diharapkan siswa kuasai setelah pengajaran berlangsung, dan konteks pembelajaran termasuk karakteristik siswa. Meskipun demikian, dapat dikatakan bahwa salah satu fungsi utama media pengajaran adalah sebagai alat bantu mengajar yang turut mempengaruhi iklim, kondisi, dan lingkungan belajar yang ditata oleh guru.
Media Pembelajaran banyak sekali jenis dan macamnya. Mulai yang paling kecil sederhana dan murah hingga media yang canggih dan mahal harganya. Ada media yang dapat dibuat oleh guru sendiri, ada media yang diproduksi pabrik. Ada media yang sudah tersedia di lingkungan yang langsung dapat kita manfaatkan, ada pula media yang secara khusus sengaja dirancang untuk keperluan pembelajaran. Meskipun media banyak ragamnya, namun kenyataannya tidak banyak jenis media yang biasa digunakan oleh guru di sekolah. Beberapa media yang paling akrab dan hampir semua sekolah memanfaatkan adalah media cetak (buku). selain itu banyak juga sekolah yang telah memanfaatkan jenis media lain gambar, model, dan Overhead Projector (OHP) dan obyek-obyek nyata. Sedangkan media lain seperti kaset audio, video, VCD, slide (film bingkai), program pembelajaran komputer masih jarang digunakan meskipun sebenarnya sudah tidak asing lagi bagi sebagian besar guru.

Kearsipan Berbasis Microsoft Office Access
Arsip disatu sisi berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, CD, dan sebagainya. Arsip adalah warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan organisasi, maka istilah itu dikenal dengan nama “PERTINGGAL”. Istilah “PERTINGGAL” kurang popular kegunaannya sehingga dikalangan petugas kurang dikenal (Mulyono dkk., 2012).
Menurut asalnya arsip berasal dari bahasa yunani “archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan. Sementara itu tempat penyimpanan dokumen masa pemerintahan berada di Balai Kota (archeon). Dengan demikian, arsip yang mengadopsi istilah “archief” dari bahasa Belanda yang ada kemiripan dengan bahasa Yunani “archivum”. Arsip dapat berarti bahan yang disimpan atau tempat penyimpanan. Untuk istilah warkat yang dalam bahasa Inggris disebut “record”, adalah catatan-catatan, rekaman, atau bentuk lain yang merupakan bukti kegiatan suatu organisasi dan belum dimasukan ke tempat penyimpanan. Dalam bahasa Perancis arsip adalah “dossier” yang berujud berkas terdiri dari beberapa lembar yang saling berhubungan.
“file” untuk orang Inggris yang berarti arsip yang berasal dari kata latin “filium”  berarti tali atau benang yang digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran surat, kuitansi atau laporan agar mudah disimpan (Mulyono dkk., 2012).
Ada beberapa pembatasan pengertian tentang arsip menurut ahli :
The Liang Gie.
1.    Bahwa Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
2.    File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif.
3.    Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupannya bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
4.    Arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi (Kamus Besar Bahasa Indonesia)
5.    Arsip adalah segala kertas naskah buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi, kebijaksanaan, keputusan, prosedur, pekerjaan atau kegiatan pemerintah yang lain atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
6.    Filling (Kearsipan) adalah penempatan kertas-kertas dengan sedemikian rupa dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat (Mulyono, dkk., 2012).
Dengan uraian konsep arsip dan batasannya tersebut, dapat ditarik sebuah gambaran bahwa arsip perlu diatur penyimpanannya. Sehingga, tidak sekedar penyimpanan kumpulan warkat sebagai bahan pengingat (arsip), tetapi perlu pengaturan cara prosedur penyimpanan (kearsipan). Dalam penanganan arsip langkah yang dilakukan antara lain: menyimpan, menempatkan, dan menemukan kembali. Penyimpanan (storing), ini berarti arsip perlu disimpan, tidak boleh diletakkan demikian rupa sehingga setiap orang dapat membaca arsip bagaimanapun kecilnya tetap bersifat rahasia.Penempatan (placing), ini berarti arsip tidak sekedar disimpan, tetapi harus diatur dimana arsip itu harus diletakkan. Penempatan arasip sangat terkait dengan penemuan kembali apabila diperlukan.Penemuan Kembali (finding), ini berarti arsip harus dapat ditemukan kembali apabila diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat.
Sistem penyimpan arsip yang berlaku di Indonesia saat ini ada lima macam,yaitu:
1)    Sistem Abjad adalah system penyimpanan dan penemuan kembali wrkat berdasarkan urutan abjad. Sistem ini merupakan system yang paling umum digunakan di kantor-kantor/perusahaan-perusahaan baik pemerintah maupun swasta.
2)    Sistem Tunggal adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yangdisusun berdasarkan tahun,bulan,dan tunggal.
3)    Sistem Subjek adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/perihal/pokok surat.
4)    Sistem Nomor adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan angka/nomor.
5)    Sistem Wilayah adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan wilayah dimana arsip itu dibuat atau berasal.
Menurut Undang-undang tentang Kearsipan yang membedakan dua macam pengelolaan arsip yakni arsip dinamis dan arsip statis. Pembelajaran praktik kearsipan merupakan salah satu kegiatan pembelajaran yang menekankan pada pemahaman siswa pada proses penanganan arsip sebagai upaya menciptakan media yang menyenangkan. Untuk itu proses pembelajaran perlu
dilakukan bentuk pembelajaran yang berupa media pembelajaran. Media pembelajaran
ini diciptakan dengan program Microsoft Office Acces 2013. Microsoft Office Access (Ms. Access) adalah sistem pengolahan database yang bersifat RDBMS (Relational Database Management System) (Sadeli, 2013). Database pada Microsoft Acces adalah sekumpulan objek yang terdiri dari table, query, form, report. Salah satu manfaat database yang paling utama adalah untuk memudahkan dalam mengakses data. Kemudahan pengaksesan data ini adalah sebagai implikasi dari keteraturan data yang merupakan syarat mutlak dari suatu database yang baik (Heryanto, 2012).

Media Pembelajaran E-Arsip menggunakan Microsoft office acces
Sistem database kearsipan merupakan suatu rancangan aplikasi atau sistem yang memudahkan dalam penyimpakan arsip secara digital. Tujuan dari pembuatan program aplikasi e-arsip menggunakan microsoft office access adalah untuk mempermudah penyampaian materi praktik kearsipan elektronik (e-arsip). Adapun tampilan aplikasi elektronik arsip yang digunakan dalam pembelajaran kearsipan elektronik dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

 
Langkah-langkah petunjuk penggunaan aplikasi E-Arsip dalam proses pembelajaran praktik kearsipan elektronik yaitu
1.    Menginput Data Identitas
Pada menu utama aplikasi terdapat silahkan klik tombol IDENTITAS, kemudian akan tampil menu seperti gambar di bawah ini:
 
Form Input IDENTITAS
Menu IDENTITAS terdiri dari pengisian kolom kolom Identitas Instansi, Identitas Petugas, dan Identitas Atasan atau Pejabat penandatangan pembukuan agenda surat keluar dan surat masuk.
2.    Menambah atau menginput data Agenda Nomor Surat Masuk
Adapun cara menambah data agenda nomor surat masuk adalah dengan mengklik tombol +DATA berwarna hijau yang terdapat pada menu utama aplikasi, setelah tombol tersebut Anda klik maka akan tampil form input penambahan data agenda nomor surat masuk dengan tampilan pada monitor PC Anda seperti gambar di bawah.
 
Form Input Surat Masuk
3.    MengEdit data Agenda Surat Masuk
Menu edit yang dibuat oleh excelmaniacs.id ini berfungsi untuk apabila dalam penginputan data agenda surat masuk terdapat kesalahan pengetikan data. Kemudian jika Anda akan mengedit data agenda surat masuk dapat dilakukan dengan menekan tombol EDIT berwarna hijau, kemudian akan tampil form edit data surat masuk sebagai berikut:
 
Menu Edit Data Surat Masuk
Gambar di atas adalah tampilan form edit ketika nomor data yang akan diedit belum Anda pilih, namun apabila nomor data sudah dipilih maka form edit akan tampil seperti gambar di bawah:
 
Menu Edit Data Surat Masuk
Dalam form edit data agenda surat masuk ini terdapat dua tombol yakni tombol SIMPAN berfungsi menyimpan data yang telah diedit dan tombol TUTUP memiliki fungsi menutup form edit data dan kembali ke menu utama aplikasi.

4.    Menambah atau menginput  dan mengEDIT data Agenda Surat Keluar
Cara dan langkah- langkah dalam menambah dan mengedit data agenda nomor surat keluar ini pada dasarnya adalah sama dengan cara menambah data agenda nomor surat masuk seperti yang sudah excelmaniacs.id jelaskan di atas.
5.    Mencetak Cover Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar
Mencetak cover atau halaman muka agenda surat masuk maupun agenda surat keluar dibutuhkan apabila Anda ingin membuat laporan pembukuan yang akan dijadikan sebagai bahan laporan kinerja Anda kepada pimpinan pada unit kerja Anda.
Cara mencetak cover sengaja excelmaniacs.id buat sesimpel mungkin agar prosesnya menjadi lebih mudah. Berikut tampilan pada menu aplikasi apabila Anda hendak mencetak cover buku agenda surat masuk.
 
Menu Cetak Cover Agenda Surat Masuk
Dalam menu cetak cover terdapat tombol pilihan yang berfungsi untuk memilih cover agenda surat masuk atau surat keluar yang akan Anda cetak. Jika Anda klik pada tulisan berwarna hijau "SURAT MASUK" maka otomatis warna latar pada tombol CETAK dan warna latar pada tulisan "Cover Surat Masuk" akan berubah menjadi warna hijau.
Begitu pula sebaliknya jika Anda pilih pada tulisan "SURAT KELUAR" maka warna latar pada tombol CETAK dan warna latar pada tulisan "Cover Surat Keluar" akan berubah menjadi warna Merah. Di bawah adalah gambar tampilan aplikasi jika cover surat keluar yang akan Anda cetak.
 
Menu Cetak Cover Agenda Surat Keluar
6.    Mencetak Tanda Terima Surat Masuk dan Surat Keluar
Fitur mencetak tanda terima yang terdapat dalam aplikasi ini sangat berguna sebagai bukti bahwa surat telah Anda terima ataupun yang telah Anda serahkan telah diterima oleh petugas penerima atau pengirim surat. Sehingga apabila terjadi hal yang tidak Anda inginkan, bukti tanda terima inilah sebagai dasar bahwa tugas Anda telah dijalankan dengan sebaik-baiknya. Mencetak tanda terima terdapat pada halaman menu utama aplikasi sehingga memudahkan Anda agar tidak melewati prosedur melakukan berita acara serah terima surat masuk maupun surat keluar. Adapun caranya adalah sebagai berikut:
Pertama, pilih nomor data pada kolom dropdown di sebelah kanan No. Data, seperti pada gambar berikut:
 
Menu Cetak Tanda Terima Surat Masuk
Kedua, silahkan lihat pada kolom di bawahnya yakni pada kolom Hal, Nama, dan NIP. Jika data pada kolom Nama, dan NIP tidak tertera, maka silahkan klik tombol Edit (berwarna hijau untuk surat masuk dan warna merah untuk surat keluar) agar Anda dapat memasukkan nama petugas penerima surat.
Ketiga, klik tombol CETAK jika kolom Hal, Nama, dan NIP sudah sesuai dengan data yang Anda inginkan.
7.    Mencetak Laporan Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar
Format laporan yang tersedia dalam aplikasi ini terdiri dari 3 (tiga) kategori jenis laporan berdasarkan periode, antara lain:
1.    Laporan harian
2.    Laporan bulanan
3.    Laporan tahunan
Adapun cara membuat dan mencetak laporan adalah dengan mengklik tombol navigasi "LAP. MASUK" jika Anda ingin mencetak laporan agenda surat masuk dan klik tombol "LAP. KELUAR" apabila Anda akan membuat dan mencetak laporan agenda surat keluar.
Langkah-langkah dan cara membuat dan mencetak laporan agenda surat masuk maupun agenda surat keluar adalah sama, seperti terlihat pada gambar di bawah ini:

Menu Cetak Laporan Surat Masuk
Pada gambar di atas terdapat kolom isian tanggal, tombol-tombol perintah (Command Botton), dan tombol pilihan (Option Botton) dengan fungsi-fungsi sebagai berikut:
•    tombol pilihan (Laporan Harian, Laporan Bulanan, dan Laporan Tahunan), berfungsi sebagai menu pilihan jenis periode laporan yang akan Anda cetak, misal ketika Anda akan mencetak dengan periode laporan harian maka Anda harus mengklik tombol pilihan bertuliskan "Laporan Harian" ditandai dengan warna latar yang berubah pada tulisan tersebut.
•    kolom isian tanggal, bulan, dan tahun, kolom ini harus diisi sesuai dengan tanggal, bulan, dan tahun laporan dibuat.
•    tombol PROSES, berfungsi memerintahkan excel agar memproses laporan agar baris-baris kolom yang masih kosong atau tidak ada datanya akan disembunyikan dan laporan siap untuk dicetak.
•    tombol RESET berfungsi memerintahkan excel untuk mereset laporan sehingga baris-baris input data yang kosong terlihat kembali.
•    tombol LIHAT berfungsi untuk melihat dalam mode print preview apakah laporan sudah siap dicetak/diprint sesuai dengan data yang telah Anda input.
•    tombol CETAK berfungsi untuk mencetak laporan. tombol cetak yang tersedia dibuat hanya mencetak satu rangkap dokumen saja, namun apabila Anda menghendaki tombol ini mencetak lebih dari satu dokumen maka excelmaniacs.id dapat mensettingnya kemudian.
Pembuatan aplikasi E-Arsip disesuaikan dengan system kearsipan pada ujian kompetensi keahlian siswa program keahlian administrasi perkantoran. Sehingga aplikasi ini dapat digunakan dalam proses penilaian untuk menguji uji kompetensi keahlian siswa pada ujian praktik sekolah maupun ujian praktik nasionanl pada program keahlian administrasi perkantoran. Aplikasi tersebut dibangun/dibuat dengan menggunakan microsoft office access.
    Dengan menggunakan E-Arsip maka akan lebih mudah. Selain itu E-Arsip sebagai alat bukti keluar masuknya surat. Mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu. Dapat mengetahui penomoran surat keluar maupun surat masuk. Membantu dalam melakukan pencarian surat. E-Arsip sebagai bahan laporan kinerja kepada pimpinan. Dan E-Arsip dapat menyediakan fitur tanda terima surat antar petugas.

----

SIMPULAN
Dalam pembelajaran sangat diperlukan media pembelajaran guna menciptakan suasana pembelajaran yang menyenangkan dan materi dapat deterima siswa dengan sempurna. Mata pelajaran kearsipan merupakan salah satu mata pelajaran pada program keahlian administrasi perkantoran yang di dalamnya terdapat praktik kearsipan secara elekronik. Dimana kearsipan elekronik ini semua arsip tersimpan dalam komputer. Sehingga untuk menunjang keberhasilan dalam praktik kearsipan elekronik perlu adanya aplikasi kearsipan elekronik. Program kearsipan elekronik berbasis access ini sangat tepat digunakan untuk praktik karena mudah digunakan dan dapat dibuat oleh guru sendiri dan disesuaikan dengan materi uji kompetensi keahlian administrasi perkantoran. Aplikasi elektronik arsip ini belum dilakukan penelitian dalam pemanfaatanya di kalangan siswa, maka penulis menyarankan untuk melakukan pengembangan aplikasi dan penelitian lanjutan dalam pemanfaatan aplikasi elektronik arsip ini dalam proses pembelajaran guna mengetahui keefektivitasan aplikasi ini dalam meningkatkan pembelajaran praktik kearsipan siswa.

REFERENSI
Kamus Besar Bahasa Indonesia. 2008. Jakarta: Pusat Bahasa Departemen Pendidikan
Nasional.
Sukiman. 2012. Pengembangan Media Pembelajaran. Yogyakarta: Pustaka Insan
Madani.
Heryanto,Imam. 2012. Membuat Database dengan Microsoft Access. Bandung:
Informatika.

TERIMAKASIH